TribeManager Benutzerhandbuch

Legen Sie eine Person über den Bildschirm Personen mit Neue Person an: im einfachen Modus braucht ein Kontakt nur einen Namen. Öffnen Sie eine Person, um ihre Daten zu bearbeiten, oder um sie zu löschen. Mit dem Suchfeld finden Sie Personen über den Namen oder jedes andere Feld.

Lange Listen werden seitenweise angezeigt. Unter der Liste bewegen Erste Seite, Vorherige Seite und Nächste Seite Sie durch die Ergebnismenge, und die Zeile dazwischen zeigt, auf welcher Seite Sie sich befinden und wie viele Datensätze insgesamt gefunden wurden. Über der Liste wählt Sortieren nach das Feld für die Sortierung und Richtung legt fest, ob von A nach Z sortiert wird oder umgekehrt. Ein Wechsel der Sortierung führt Sie immer zur ersten Seite zurück - Seite 7 einer anderen Sortierung wäre nirgendwo im Speziellen. Datensätze ohne das sortierte Feld werden in beiden Richtungen ans Ende gestellt.

Nichts, was Sie eingeben, wird jemals abgelehnt. Wenn etwas unvollständig ist oder nicht richtig aussieht - ein fehlender Name, ein Datum, das kein Datum ist - wird es trotzdem gespeichert und als Warnung angezeigt, damit es später korrigiert werden kann (die allgemeine Regel überall: warnen statt blockieren).

Legen Sie einen Termin über den Bildschirm Termine mit Neuer Termin an: ein Termin braucht einen Titel, einen Status und einen Beginn. Alles Weitere ist optional.

Ganztägig wechselt zwischen den beiden Arten, wie ein Termin ein Datum tragen kann. Ein ganztägiger Termin trägt nur ein Datum; wird Ganztägig deaktiviert, kommen eine Uhrzeit und eine Zeitzone hinzu, die mit dem Termin gespeichert wird, sodass eine Änderung der Sommerzeit-Regeln ihn nie verschiebt. Das Ende kann bei einem Termin ohne festes Ende leer bleiben.

Der Status zeigt, wo ein Termin steht: In Planung, Bestätigt oder Abgesagt. Der vierte Wert, Vorlage, markiert einen Termin als Kopiervorlage: er hat kein Datum und erscheint nicht in der Terminliste, außer Vorlagen einschließen ist angehakt.

Ein Veranstaltungsort wird aus den Ortskontakten der Organisation gewählt, und Termine können verschachtelt werden - ein Unterereignis ist ein vollwertiger Termin mit eigener Zeit und eigenem Ort, wodurch sich ein Fest in Aufbau, den eigentlichen Termin und Abbau aufteilen lässt. Ein Unterereignis, das vor seinem übergeordneten Termin beginnt, ist zulässig; das Werkzeug weist nur darauf hin.

Filtern Sie die Liste nach Text, nach einem Datumsbereich - ein Termin, der den Bereich überlappt, wird einbezogen, nicht nur einer, der vollständig darin liegt - und sortieren Sie sie nach Datum, Titel oder Status.

Legen Sie eine Aufgabe über den Bildschirm Aufgaben an. Eine Aufgabe braucht nur einen Titel - keine Frist und keine verantwortliche Person - denn eine Aufgabe, die Sie erst notieren können, wenn Sie alles über sie entschieden haben, landet auf einem anderen Zettel.

Eine Frist ist optional und kann ein ganzer Tag oder eine genaue Uhrzeit sein. Der Status wechselt zwischen Offen, In Arbeit und Erledigt, in beliebiger Richtung: etwas wieder zu öffnen ist ein ganz normaler Vorgang.

Der Bildschirm Inventar listet auf, was die Organisation besitzt, wie viele Exemplare es jeweils gibt und wie viele davon gerade frei sind.

Aufbewahrungsort ist einer Ihrer Ortskontakte, und Regal ist ein Freitextfeld. Es schlägt die in diesem Raum bereits verwendeten Bezeichnungen vor, damit die Schreibweisen konsistent bleiben, ohne dass jemand eine Liste der Regale pflegen muss - und wenn das letzte Ding aus Regal 3 herausgenommen wird, wird Regal 3 einfach nicht mehr vorgeschlagen.

Dinge können andere Dinge enthalten: Legen Sie ein Werkzeug in einen Werkzeugkasten, und das Werkzeug bleibt ein vollständiger Eintrag mit eigenem Bestand, der für sich verleihbar ist.

Jedes Konto - Ihr Bankkonto, die Kasse - hat sein eigenes Kassenbuch: was geschehen ist, chronologisch geordnet, mit dem Saldo nach jeder Zeile.

Oben stehen zwei Zahlen, und sie bedeuten unterschiedliche Dinge. Saldo ist das Geld, das tatsächlich vorhanden ist, die Zahl, die ein Kontoauszug zeigen würde. Mit geplanten Buchungen ist der Wert, wenn alles eintritt, was bereits als erwartet erfasst wurde. Diese Trennung ist der eigentliche Zweck: die eine Zahl sagt, wo Sie stehen, die andere, ob Sie die bereits bekannten Rechnungen überstehen.

Laden Sie eine Datei über den Bildschirm Dokumente hoch. Ein Name ist optional - lassen Sie ihn leer, wird der Dateiname verwendet. Finden Sie Dokumente über Name, Beschreibung oder Dateiname wieder, und laden Sie sie über den Link neben jedem Eintrag herunter.

Im fortgeschrittenen Modus trägt ein Kontakt die von der Organisation aktivierten Alltagsfelder - Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtstag und beliebige benutzerdefinierte Felder. Das Kontaktformular zeigt für jedes ein passendes Eingabeelement: einen Datumswähler für Daten, ein Dropdown für Einzelauswahlfelder, ein einfaches Feld für Text. Warnungen leiten weiterhin an, statt zu blockieren - ein ungewöhnlicher oder fehlender Wert wird gespeichert und markiert, nie abgelehnt.

Der Bildschirm Kontakte listet alle Arten gemeinsam auf - Personen, Organisationen und Orte - sodass der Versicherungsmakler des Vereins genauso auffindbar ist wie seine Mitglieder. Grenzen Sie die Liste nach Art ein, und öffnen Sie Nach Feld filtern für die typisierten Filter: ein exakter Wert für Text- und Auswahlfelder, ein Von-bis-Bereich für Daten und Zahlen, sodass "alle, die vor 2008 geboren sind" eine Abfrage ist und kein Durchscrollen. Nur die von Ihrer Organisation aktivierten Felder werden angeboten.

Während Sie einen Namen oder eine E-Mail-Adresse eingeben, sucht TribeManager nach bereits vorhandenen Kontakten - derselben Adresse oder einem Namen aus denselben Wörtern - und verknüpft sie. Es hält Sie nie auf: Wenn es sich wirklich um zwei verschiedene Personen handelt, speichern Sie einfach und machen weiter.

Öffnen Sie einen Kontakt, um seine Beziehungen zur Organisation zu verwalten - Mitglied, Kunde, Lieferant und so weiter - jeweils mit einem Gültigkeitszeitraum und, bei Mitgliedern, einem Status (Anwärter, aktiv, passiv, Ehrenmitglied, ausgetreten). Eine Beziehung ändert sich wie das Leben: wechseln Sie den Status, oder beenden Sie sie - ein Klick für "endet heute" - und die Beziehung bleibt mit ihrer vollständigen Historie im Datensatz erhalten. Entfernen ist für den versehentlich angelegten Eintrag gedacht, nicht für die beendete Mitgliedschaft. Der Bildschirm Mitglieder listet alle derzeit aktiven Mitglieder auf; die Mitgliedschaft wird aus diesen Beziehungen abgeleitet, es gibt keinen separaten Mitgliedsdatensatz.

Im fortgeschrittenen Modus hört ein Termin auf, ein einzelner Punkt zu sein. Verschachteln Sie Termine - Aufbau, der eigentliche Termin, Abbau - jeweils ein vollständiger Termin mit eigener Zeit, eigenem Ort und eigenen Teilnehmenden, sodass Aufbauteam und Publikum wirklich verschiedene Listen sind und nicht eine Liste mit einer Anmerkung.

Nutzen Sie Vorlagen als Kopiervorlagen für Dinge, die jedes Jahr stattfinden, und begrenzen Sie Plätze pro Rolle, wo ein Raum oder ein Kleinbus die Anzahl vorgibt. Ein Limit hält niemanden auf: eine Überschreitung wird angezeigt, weil die buchende Person meist etwas weiß, das die Software nicht weiß.

Hängen Sie Aufgaben mit einer zeitlichen Beziehung an einen Termin - davor, während, danach - sodass ein Termin seine eigene Checkliste trägt. Verschachteln Sie Aufgaben auf dieselbe Weise wie Termine.

Die Unterscheidung zwischen Zugewiesen an und Verantwortlich zeigt hier ihren Wert: weisen Sie eine ganze Gruppe von Personen der Arbeit zu, und benennen Sie eine von ihnen als verantwortlich - oder lassen Sie es der Zuweisung folgen, sodass die Verantwortung wechselt, wenn die Aufgabe die Hände wechselt.

Fassen Sie Gegenstände in andere Gegenstände, und definieren Sie Kits, deren Inhalt gegen eine Definition geprüft wird: was im Erste-Hilfe-Kasten fehlt und was darin ist, das dort nicht hineingehört. Reservieren Sie Material für einen Termin, und es übernimmt dessen eigene Daten, sodass die beiden nie auseinanderlaufen können.

Budgetieren Sie mit geplanten Buchungen: sie erscheinen im Journal und in der Prognose, ohne den Saldo zu berühren, und werden zur Realität, sobald Sie erfassen, was tatsächlich geschehen ist. Verknüpfen Sie Buchungen mit einem Termin, um zu sehen, was er gekostet und was er eingebracht hat.

Verfassen Sie eine Nachricht unter Mailings: einen Betreff, einen Text und die Art, um die es sich handelt. Speichern behält sie; nichts verlässt das Haus, bis Sie sie senden - das ist ein eigener Klick auf das Mailing selbst. Verfassen und Senden sind absichtlich getrennt - ein Entwurf sollte niemals etwas sein, das bereits jemand erhalten hat.

Schreiben Sie {recipientName} in den Betreff oder den Text, und jede Person sieht dort ihren eigenen Namen. Alles andere, was Sie schreiben, bleibt so, wie es ist, einschließlich eines unbekannten Platzhalters - ein sichtbares {amount} in einer gesendeten Mail ist ein Fehler, den Sie finden können, eine leere Lücke ist es nicht.

Aktivieren Sie Als Vorlage speichern, und die Nachricht wird zu einer Kopiervorlage statt gesendet zu werden: sie wird nie verschickt, und Diese Vorlage verwenden erstellt aus ihrem Text ein neues Mailing. Ein bereits verschicktes Mailing lässt sich auf demselben Weg erneut verfassen, was genau das ist, was Sie für die Einladung des letzten Jahres brauchen.

Ein verschicktes Mailing trägt das Versanddatum und kann kein zweites Mal verschickt werden. Es meldet, wie viele Personen erreicht wurden, wie viele diese Art abgelehnt hatten, wie viele auf ihre Sammel-Mail warten und wie viele keine Adresse hinterlegt haben.

Unter einem Kontakt können Sie zwei Dokumente erzeugen. Der Löschbericht zeigt, was anonymisiert würde und was eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht bewahrt, und gibt der anfragenden Person eine lesbare Antwort, bevor irgendetwas geschieht. Die Auskunftsanfrage ist die andere Hälfte: was vollständig über sie gespeichert ist, woher es stammt, und wie viele Postings, Teilnahmen und Beziehungen an anderer Stelle auf sie verweisen - gezählt statt erneut abgedruckt, damit das Dokument nicht eine weitere Kopie der Daten ist.

Wenn Ihre Organisation Spenden entgegennimmt, markieren Sie die Finanzkategorie, unter der sie gebucht werden (siehe das Administratorhandbuch). Dann ist die Zuwendungsbestätigung einer Person für ein Jahr ein Download: die Sammelquittung über alles, was sie gegeben hat, in der vom deutschen Steuerrecht geforderten Formulierung, mit dem ausgeschriebenen Betrag in Worten. Die Auswahl einer einzelnen Buchung bestätigt stattdessen nur diese eine Spende.

Der Expertenmodus fügt keine Daten hinzu. Alles, was eine Organisation im Expertenmodus erfasst, wird genauso im einfachen Modus erfasst - der Unterschied liegt darin, wie viel von der Oberfläche Ihnen gezeigt wird. Das Anheben oder Absenken des Modus eines Moduls migriert daher nie etwas: was im Expertenmodus angelegt wurde, versteckt sich einfach in einem niedrigeren Modus und erscheint wieder, sobald Sie ihn wieder anheben.

Das lohnt sich, bevor Sie ihn aktivieren, zu wissen. Ist ein Modus zu hoch, stellen Sie ihn wieder herunter; beim Ausprobieren geht nichts verloren.

Ein Ort ist selten nur ein Ort: geben Sie einem Ortskontakt den Ort, von dem er Teil ist, und das Adressbuch wächst zu einer Karte heran - Gelände, Gebäude, Raum. Jeder Knoten bleibt ein vollständiger Kontakt, für sich als Veranstaltungsort oder Lagerort nutzbar.

Telefonnummern und E-Mail-Adressen tragen einen Typ - dienstlich, privat, mobil, oder was Ihre Organisation sonst verwendet. Die Liste ist nicht fest vorgegeben: vCards eigenes Register ist offen, sodass das, was Sie eingeben, so beibehalten und exportiert wird, wie Sie es geschrieben haben.

Erfassen Sie Ansprechpartner für die Organisationen, mit denen Sie zu tun haben: welche einzelne Person für welchen Partner spricht, mit einer optionalen Rolle wie Vorstand oder Einkauf. Das ist ein Kommunikationszeiger, ausdrücklich keine Aussage darüber, wer für etwas verantwortlich ist - Verantwortung lebt bei den Aufgaben.