TribeManager Administratorhandbuch

Jede Organisation startet mit den vCard-orientierten Standardfeldern. Im einfachen Modus trägt ein Kontakt nur seinen Namen (FN) - genug, um Kontakte auseinanderzuhalten und mit Terminen, Aufgaben und dem Rest zu verknüpfen.

Jede Organisation startet mit vier Teilnahmerollen, benannt nach den Rollen des Kalenderstandards selbst: Vorsitz, erforderlich, optional, Beobachter. Es sind gewöhnliche Daten - benennen Sie sie so um, wie Ihre Organisation sie tatsächlich nennt, der Export funktioniert weiterhin, da jede Rolle die Standardrolle trägt, auf die sie abgebildet wird.

Richten Sie ein Konto pro Ort ein, an dem tatsächlich Geld liegt - ein Bankkonto, eine Kasse - und eines pro Währung: ein Konto führt eine einzige Währung, sodass sein Saldo eine Zahl ist und keine Tabelle.

Bauen Sie den Kategorienbaum unter den beiden festen Wurzeln auf, Einnahmen und Ausgaben. Sie sind fest, weil die Einnahmen-Überschuss-Rechnung Einnahmen minus Ausgaben ist und eine dritte Wurzel eine Zahl wäre, für die der Bericht keine Zeile hätte. Darunter gehört der Baum ganz Ihnen, so grob oder so detailliert, wie Sie wollen.

Mitgliedsbeitragsregeln, Mahnwesen und SEPA-Mandate sind nicht Teil der Grundfläche und noch nicht gebaut.

Dateiinhalte werden standardmäßig in der Datenbank gespeichert, sodass ein einziges pg_dump Ihre Kontakte, Ihre Bücher und Ihre Dateien gemeinsam sichert. Das ist eine bewusste Entscheidung fürs Selbsthosting: der häufigste Weg, Dokumente zu verlieren, ist, die Datenbank zu sichern und dabei das Dateiverzeichnis zu vergessen.

tribemanager.documents.max-size-bytes legt die größte Datei fest, die die Instanz akzeptiert - standardmäßig 25 MiB. Es ist die einzige Beschränkung in TribeManager, die ablehnt statt zu warnen, weil sie die Instanz selbst schützt. Erhöhen Sie sie, wenn Ihre Organisation es tatsächlich braucht, und erhöhen Sie quarkus.http.limits.max-body-size gleich mit, sonst werden Uploads abgelehnt, bevor die Anwendung erklären kann, warum.

Einladungen, Aktualisierungen, Stornierungen und Erinnerungen werden über ein SMTP-Relay verschickt, auf das Sie die Instanz verweisen - Ihren eigenen Mailserver, den Ihres Anbieters, alles, was SMTP spricht. Es wird kein Maildienst benötigt, und keiner wird kontaktiert, solange Sie keinen konfigurieren.

Kann eine Nachricht nicht zugestellt werden, wird der Fehler protokolliert, und die Arbeit, die ihn ausgelöst hat, bleibt bestehen: eine Einladung, die nicht zugestellt werden konnte, ist ein Mailproblem, und sie macht die Teilnahme, zu der sie gehörte, nie rückgängig.

Der Entwicklungsstack (compose.dev.yaml) enthält Mailpit unter http://localhost:8025. Es nimmt alles an, was die Anwendung sendet, zeigt es auf einer Webseite an und liefert nichts weiter aus - sodass Sie genau sehen können, wie eine Einladung aussieht, ohne dass ein echtes Postfach oder ein echter Empfänger beteiligt wäre.

Im fortgeschrittenen Modus konfiguriert der Bildschirm Kontaktfelder zusätzlich zum verpflichtenden Namen die Alltags-Standardfelder vor - strukturierter Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtstag. Sie können:

Keine Feldänderung verliert Daten: Deaktivieren oder Löschen versteckt ein Feld nur, seine Historie bleibt erhalten.

Jede Organisation wird mit einem Standard-Vokabular für Beziehungsarten ausgeliefert (Mitglied, Kunde, Lieferant, Partner, Spender, Veranstaltungsort). Nur die Art Mitglied trägt einen Status; Sie können das Vokabular über die API um eigene Arten erweitern (PUT /api/v1/relationship-types/{name}).

Die Teilnahmerollen Ihrer Organisation können Sie selbst benennen. Die vier mitgelieferten - Vorsitz, erforderlich, optional, Beobachter - tragen die Abbildung, die der Kalenderstandard erwartet, und das gilt auch für jede Rolle, die Sie hinzufügen, weshalb ein selbst erfundenes Vokabular trotzdem verlustfrei exportiert und importiert wird.

Die erweiterte Finanzverwaltung ist vorhanden: Beitragsregeln, die an Beziehungsarten und Status geknüpft sind, der Abgleich von Zahlungen gegen Erwartungen und der Kontoauszugsimport im Format camt.053. Mahnwesen ist entworfen, aber nicht gebaut. Die Grundfläche (Konten, Kategorien, Buchungen, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist vollständig und das, was eine Organisation braucht, um heute Buch zu führen.

Die deutsche Zuwendungsbestätigung und die Auskunftsanfrage leben in einem Compliance-Modul, das Sie ersetzen können. Es benötigt von Ihnen die Handvoll Fakten, die ein gesetzliches Formular verlangt und das Kontaktmodell nicht trägt:

Eine Angabe leer zu lassen ist erlaubt. Sie erscheint dann als sichtbare Lücke im Dokument, die jemand sehen und ausfüllen kann; eine Bescheinigung, die das Finanzamt stillschweigend wegließe, wäre schlimmer.

Der Expertenmodus legt die vollständige Kontaktfeldkonfiguration offen:

Mitgelieferte Standardfelder können deaktiviert, aber nicht gelöscht werden (sie würden nur wieder neu angelegt); von Ihnen hinzugefügte Felder können vollständig gelöscht werden.

Der Expertenmodus übergibt das Beziehungsvokabular selbst. Unter Beziehungsarten entscheiden Sie, welche Arten von Verbindung zwischen Ihrer Organisation und ihren Kontakten existieren - Mitglied, Lieferant, Sponsor, was auch immer Ihre Organisation tatsächlich hat -, für welche Kontaktarten jede gilt und ob sie den Mitgliedsstatus-Lebenszyklus trägt (Anwärter, aktiv, passiv, Ehrenmitglied, ausgetreten).

Der Name ist der Schlüssel: das Schreiben eines bereits existierenden Namens definiert diese Art neu, ein neuer Name fügt eine hinzu. Es gibt kein Löschen - eine Art, mit der Kontakte verbunden waren, ist Teil des Datensatzes, und der fortgeschrittene Modus nutzt einfach das mitgelieferte Vokabular, wie es ist.

Ein Komplexitätsmodus ändert, was angezeigt wird, nie, was gespeichert wird. Ein Modul auf Experte anzuheben legt mehr Konfiguration offen; es wieder abzusenken versteckt diese Konfiguration und die Felder, die sie angelegt hat, und löscht nichts. Es gibt also kein Risiko, einen höheren Modus auszuprobieren, und keine Migration, wenn Sie ihn wieder verlassen.