TribeManager Administratorhandbuch

Kontakte → Einstellungen öffnet mit dem Auswahlschalter Komplexitätsmodus - einfach, fortgeschritten oder Experte -, und die Kontaktkonfiguration selbst liegt hinter demselben Reiter, so weit der Modus reicht: einfach bietet nur den Modus, fortgeschritten kommt Kontaktfelder hinzu, im Expertenmodus zusätzlich Beziehungsarten. Der Modus steuert, wie viel Kontaktkonfiguration Sie sehen und wie viele Felder Kontakte anbieten:

Das Anheben oder Absenken des Modus löscht nie Daten: ein von einem niedrigeren Modus verstecktes Feld erscheint wieder, sobald Sie den Modus anheben.

Der Bildschirm Import überführt eine bestehende Mitgliederliste aus einer CSV-Datei: laden Sie die Datei hoch, ordnen Sie jede Spalte einem Feld zu und wählen Sie - um Duplikate zu vermeiden - ein Abgleichsfeld, sodass eine Zeile den passenden Kontakt aktualisiert, statt einen neuen anzulegen. Zeilen werden nie abgelehnt; alles Unvollständige wird importiert und als Warnung markiert.

Eine camt.053-Datei wird normalerweise von Hand hochgeladen, und das bleibt weiterhin möglich. Sie kann auch eingesammelt werden: setzen Sie tribemanager.banking.watch.directory auf ein Verzeichnis und tribemanager.banking.watch.account auf das Konto, zu dem die Kontoauszüge gehören, und alles, was dort landet, wird beim nächsten Durchlauf importiert (tribemanager.banking.watch.interval, standardmäßig 15 Minuten).

Was in dieses Verzeichnis schreibt, liegt außerhalb von TribeManager - der Download der Bank selbst, aqbanking per Zeitplan, eine Netzwerkfreigabe, auf die der Kassenwart Dateien legt. Das ist Absicht: es wird nie eine Bank-Zugangsdaten gespeichert, und keine Bank wird je kontaktiert.

Importierte Dateien wandern nach done/ innerhalb des Verzeichnisses, nicht lesbare nach failed/. Nichts wird gelöscht, und eine Datei, die noch kopiert wird, bleibt unangetastet, bis sie sich nicht mehr ändert. Denselben Kontoauszug zweimal zu importieren ist harmlos - bereits gebuchte Buchungen werden erkannt und übersprungen.

Markieren Sie die Kategorie, unter der Ihre Spenden gebucht werden - das Kontrollkästchen an einer Einnahmenkategorie - und alles darunter zählt mit. Nichts anderes kann Spenden erkennen: nicht der Betrag, nicht die zahlende Person, nicht die Beschreibung, und kein mitgeliefertes Vokabular weiß, wie Ihre Organisation ihre eigenen Zuwendungen nennt. Nur gebuchte Posten mit Namensnennung werden gezählt; eine anonyme Spende bleibt in den Büchern, ohne dass es jemanden gibt, dem eine Bescheinigung ausgestellt werden könnte, und eine geplante Buchung ist kein eingegangenes Geld.

Die Markierung wird zusammen mit der Kategorie revisioniert, sodass, was 2026 als Spende zählte, 2036 immer noch so gelesen wird.

Laden Sie das PDF zuerst als gewöhnliches Dokument hoch - es wird gespeichert, versioniert und gelöscht wie jede andere Datei. Legen Sie dann unter Dokumente → Vorlagen eine Vorlage an, die darauf zeigt, geben Sie ihr einen Namen und tragen Sie die Versionsbezeichnung der herausgebenden Stelle ein, falls das Formular eine trägt ("2024-1", "Jan 2026"). Diese Bezeichnung ist eine Notiz an Sie selbst: nichts vergleicht zwei Bezeichnungen, und was sich tatsächlich geändert hat, hält die interne Änderungshistorie fest.

Der Vorlagen-Editor zeigt die Datei, die er zuordnet. Haben Sie das Quell-PDF noch nicht hochgeladen, wählen Sie neues Dokument in der Auswahl des Quelldokuments - das gewöhnliche Upload-Formular erscheint direkt dort, und was hochgeladen wird, ist im Moment des Hochladens bereits ausgewählt, genau wie es auch in der Dokumentenliste erscheinen würde. Ein versehentlich gewähltes Dokument ist danach ein gewöhnliches Dokument zum Löschen, kein Sonderfall zum Rückgängigmachen.

Formularfelder und Zonen sind eine Liste, mit einer Spalte, die zeigt, um welche Art es sich bei jeder Zeile handelt, neben einer Vorschau der Seite, sobald der Bildschirm für beides Platz hat. Jede zugeordnete Stelle wird auf ihrer Seite als beschriftetes Feld gezeichnet - ein Formularfeld an dem Rechteck, das das PDF selbst meldet, eine Zone an dem Rechteck, das Sie gezeichnet haben - mit dem Feldnamen darauf, abgeschnitten, wenn das Feld dafür zu klein ist. Ein Feld mit Inhalt wird von einem ohne Inhalt durch Farbe und durch einen anderen Rahmenstil unterschieden, damit der Unterschied nicht davon abhängt, Farben überhaupt sehen zu können.

Zeigen Sie auf eine Zeile in der Liste, wird ihr Feld in der Vorschau hervorgehoben, und zeigen Sie auf ein Feld, wird seine Zeile hervorgehoben - und das funktioniert genauso über die Tastatur: Tabben zu einer Zeile oder der Fokus auf ein Feld hebt die jeweils andere Seite ebenso hervor. Bei einem Formular mit vierzig Feldern ist das, was die Orientierung behält.

Ein Feld, das Ihre Organisation nie ausfüllen wird, lässt sich über die Aktion der eigenen Zeile ausblenden - das Ausblenden wird gemerkt, nicht nur für die laufende Sitzung gefiltert, und bleibt daher auch beim nächsten Öffnen der Vorlage ausgeblendet. Eine Zeile am Ende der Liste nennt, wie viele Felder ausgeblendet sind, und lässt Sie sie einzeln wieder einblenden. Wird das Quell-PDF später ersetzt und das eigene PDF-Feld eines ausgeblendeten Feldes existiert darin nicht mehr, verschwindet auch das ausgeblendete Feld - es gibt dann nichts mehr, das sich ausblenden ließe.

Beides lässt sich in einer Vorlage mischen, und das ist der Normalfall: das Formular eines Verbands bietet meist ein paar Felder an und nichts für das, was Sie eigentlich ergänzen wollen.

Was an einer Stelle steht, ist ein Werteausdruck statt einer einzelnen Quelle: fester Text, ein Platzhalter wie {contact.n.given}, oder mehrere zu einem Satz zusammengesetzt - Ausgestellt in {organization.adr.locality} am {event.endDate}. Eine Quelle aus einer Liste zu wählen bleibt der übliche Weg und schreibt einfach einen Platzhalter; ein Umschalter Als Text bearbeiten daneben erreicht den Ausdruck selbst, wenn ein Wert ein Satz statt eines einzelnen Feldes sein soll. Die vier Quellen, die ein Platzhalter benennen kann, sind ein Kontaktfeld (jedes Feld, das Ihre Organisation konfiguriert hat), ein Veranstaltungsfeld (Titel, Beginn- und Enddatum, Beginn- und Endzeit, Name des Orts), ein Teilnahmefeld (die eigenen Daten der teilnehmenden Person) oder ein Organisationsfeld - dasselbe Feldvokabular wie beim Kontakt, aber am eigenen Knoten Ihrer Organisation gelesen statt an der Person, für die das Dokument bestimmt ist; so gelangen ein Briefkopf oder eine Registriernummer auf ein Formular, ohne dass jemand sie erneut eintippt. Felder werden über ihren Schlüssel gespeichert; eine Vorlage bricht also nicht, wenn Sie später die Beschriftung eines Feldes ändern.

Ein Platzhalter, der etwas Nichtexistierendes benennt, blockiert das Speichern nie: er wird als Warnung am Feld angezeigt und bleibt bei der Erzeugung eines Dokuments einfach leer. Nichts an einer Zuordnung hält einen Erzeugungslauf je auf.

Ein Formularfeld, das das PDF selbst als Kontrollkästchen führt, wird nicht mit Text gefüllt: sein Werteausdruck bleibt zwar bestehen, aber was tatsächlich mit dem Kästchen geschieht, ist eine von fünf Bedingungen darüber - immer angehakt, nie angehakt (um ein Kästchen zu leeren, das die Quell-PDF bereits angehakt mitbringt - ein erzeugtes Dokument wird geglättet, ein nicht zugeordnetes Kästchen bleibt also genau so, wie es in der Quelle war, und ein Leeren muss sich ausdrücken lassen), angehakt, wenn der Wert nicht leer ist, oder angehakt, wenn der Wert gleich oder enthält einem von Ihnen angegebenen Vergleichstext ist. Ein regulärer Ausdruck ist bewusst nicht vorgesehen - kaum jemand kann einen schreiben, und es wäre die einzige Eingabe, die sich verselbständigen könnte, während gerade ein Stapel Dokumente erzeugt wird.

Eine Radiogruppe oder ein Auswahlfeld (eine Kombinations- oder Listenbox) nimmt einen einzigen Ausdruck für das ganze Feld, nie einen je Option: was er ergibt, wird gegen die Exportwerte abgeglichen, die das PDF selbst für dieses Feld führt - zuerst genau, dann ohne Rücksicht auf Groß-/Kleinschreibung -, sodass nie unklar bleiben kann, welche Option gemeint ist. Diese Exportwerte werden aus der Datei gelesen und direkt neben dem Ausdrucks-Editor zur Auswahl angeboten, sodass Sie aus dem Vokabular des Formulars selbst wählen statt /Yes oder /1 auswendig einzutippen; eine Auswahl schreibt den Wert einfach als festen Text in den Ausdruck, und wer stattdessen einen Ausdruck schreibt, lässt die Wahl von den Daten entscheiden. Kein Treffer lässt das Feld genau so, wie es war, und wird als Warnung festgehalten - ein Erzeugungslauf scheitert nie an einem einzelnen.

Jede zugeordnete Stelle - ein AcroForm-Feld oder eine gezeichnete Zone - kann zusätzlich eine Textmarker-Farbe tragen: Gelb, Grün, Pink, Orange, Blau oder keine. Sie steht in der Zuordnungszeile und im Inspektor des Zonen-Editors neben den übrigen Eigenschaften des Feldes, gezeigt als die Farbe selbst mit ihrem Namen neben dem Farbfeld, sodass die Wahl nicht davon abhängt, Farben unterscheiden zu können.

Eine Markierung ist unabhängig davon, was das Feld ausdruckt: ein Feld kann sowohl einen Wert als auch eine Markierung tragen, nur eines von beiden, oder keines. Ein markiertes Feld ganz ohne Wert ist genau das Zeichen "hier von Hand ausfüllen" - die Markierung hängt nicht am Ausdruck, sodass eine leere Stelle zum handschriftlichen Ausfüllen zu markieren keinen erfundenen Platzhalter erfordert.

Sie wird als multiplizierte Fläche gezeichnet, so wie ein echter Textmarker über das bereits Gedruckte liegt, statt es zu überdecken - lesbarer Text bleibt darunter lesbar. Die Vorschau des Zonen-Editors zeichnet dieselbe Lasur, sodass das, was Sie beim Zuordnen sehen, dem später erzeugten PDF entspricht.

Ein datums- oder uhrzeitwertiger Platzhalter kann nach einem Doppelpunkt ein Format tragen: {event.startDate:date} folgt der eigenen Einstellung der Organisation, {event.startDate:date(dd.MM.yyyy)} trägt stattdessen ein eigenes Muster - für das eine Formular, das eine bestimmte Form verlangt und sich nicht verändern darf, wenn die Einstellung später wechselt. time und datetime funktionieren ebenso für einen Zeit- oder einen kombinierten Datums- und Uhrzeitwert. Ein Format an einem Feld, das kein Datum oder keine Uhrzeit ist, wird als Warnung angezeigt statt abgelehnt.

Die eigenen Voreinstellungen der Organisation - was "der Einstellung folgen" bedeutet - liegen unter Dokumente → Einstellungen → Format: je ein Muster für einen Datums-, einen Uhrzeit- und einen kombinierten Datums-und-Uhrzeit-Wert. Das betrifft nur die gedruckte Seite. Was gespeichert, über die API übertragen oder in einen maschinenlesbaren Export geschrieben wird, bleibt unabhängig davon immer die kanonische ISO-8601-Form - ein gewähltes Format ist für eine Person, die ein gedrucktes Formular liest, nicht für einen Parser.

Dokumente erzeugen fragt nach den Vorlagen, der Veranstaltung, ob deren Teilveranstaltungen mitzählen, und wer einbezogen wird - nach Teilnahmestatus, mit zugesagt als Voreinstellung, oder durch Ankreuzen einzelner Personen. Die Antwort ist ein PDF mit allen Dokumenten darin, nach Namen sortiert, fertig zum Ausdrucken. Nichts wird in die Dokumentenablage zurückgeschrieben: die Vorlage samt Daten ist der Nachweis, und die gedruckte Fassung lässt sich jederzeit erneut erzeugen.

Passt niemand zur Auswahl, sagt der Lauf das, statt eine leere Datei herauszugeben.